Zeitmanagement? Hab ich nicht? Newsletter VIII 2013

Die Tage werden schon wieder kürzer. Zum Glück ist das noch nicht wirklich wahrnehmbar, trotzdem sollten wir versuchen, die Tage möglichst gut zu nützen. Nicht, damit wir immer effektiver werden, sondern damit wir unser Leben genießen können. Zum Thema „Zeit, und wie ich damit umgehe“ bin ich vor Kurzem wieder einmal auf ein Thema gestoßen, das mich schon länger beschäftigt. Ein Thema eher psychologischer als neurologischer Art, nichtsdestotrotz ein Thema von großem Interesse für viele.

Sollte der Newsletter nicht schon vor ein bis zwei Wochen erscheinen? – Ja, stimmt. Ich war viel unterwegs, da musste der Newsletter warten. – Oder doch nicht? Ich hätte ihn vermutlich auch früher schreiben können, habe es nur nicht getan. Immerhin weiß ich jetzt, dass ich mit meiner Aufschieberei nicht alleine dastehe. 98 % der Bevölkerung schieben laut einer Studie der Uni Münster immer wieder etwas auf. Mal mehr, mal weniger. Der wissenschaftliche Begriff dafür: Prokrastination.

Im Volksmund „Aufschieberitis“ genannt, geht es hier um das Phänomen, dass wir lauter andere wichtige Dinge erledigen, obwohl wir dringend einen Kunden anrufen müssten. Oder dass wir den Stapel an Fachliteratur auf unserem Schreibtisch oder in unserem PC unbedingt sofort abarbeiten wollen, obwohl wir schon längst ein Meeting hätten vorbereiten müssen. Und so weiter.

Wer kennt das nicht? Im Allgemeinen ist dieses Verhalten nicht krankhaft und die meisten Menschen kommen damit ganz gut zurecht. Einige rufen den Kunden dann auf den letzten Drücker an oder bereiten das Meeting eben nicht ganz so perfekt vor, wie es eigentlich wünschenswert wäre. Andere schaffen den Kundenanruf auf den „vorletzten“ Drücker oder arbeiten länger, damit das Meeting dann doch perfekt vorbereitet ist.

Wer bei sich krankhafte Züge zu erkennen glaubt, dem sei die Uni Münster mit ihrer Ambulanz für Prokrastinierer empfohlen. Einen Selbsttest gibt es auf deren Seite auch.

Wer unter „gemäßigter Prokrastination“ leidet, dem könnten folgende Tipps helfen.

1. Planen Sie Termine großzügig.

Planen Sie die Termine mit sich selbst mit ausreichend Zeit. Schreiben Sie in Ihren Kalender etwa doppelt so viel Zeit, wie Sie zu benötigen vermeinen. Diese Zeit brauchen Sie meistens. Sollten Sie früher fertig sein, genießen Sie die Glückshormone, die Sie ausschütten, und freuen Sie sich!

2. Denken Sie an die Vorbereitungszeit.

Planen Sie Vorbereitungszeit mit ein. Blocken Sie Zeit im Kalender für die Vorbereitung des Anrufs beim Kunden oder für die Vorüberlegungen zum Meeting. Überlegen Sie kurz, ob Sie noch etwas recherchieren müssen und ob Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen. Das ist ein Extra-Termin für Sie!

3. Suchen Sie sich eine/n Vertraute/n oder einen Coach.

Bitten Sie eine Person Ihres Vertrauens, Sie immer wieder anzustupsen – manchmal braucht es auch den sogenannten „Tritt in den Hintern“. Manche Menschen brauchen diese Art liebevoller Kontrolle, um im Plan zu bleiben.

4. Planen Sie detailliert.

Formulieren Sie Ihren Plan für sich klar und deutlich. Überlegen Sie sich bei der Planung die Arbeitsschritte, die Sie benötigen. Für das Telefonat mit dem Kunden oder für das Meeting überlegen Sie sich, wo Sie die nötigen Informationen herbekommen. Bereiten Sie Ihre Arbeitsmaterialien vor.

5. Belohnen Sie sich.

Verhaltenstherapeutisch gesehen ist es für Ihre Motivation wichtig, dass Sie sich eine Belohnung versprechen – die Sie dann auch einlösen. Gönnen Sie sich etwas Gutes, wenn Sie die aufgeschobene Arbeit geschafft haben: einen Plausch mit Kollegen, den Abstecher ins Internet, einen kurzen Spaziergang oder einen Kaffee. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf.

6. Tun Sie es!

Warten Sie nicht auf den geeigneten Moment. Der kommt wahrscheinlich nie. Fangen Sie jetzt an.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Umsetzen der Tipps. Am Erscheinungsdatum meines nächsten Newsletters werden Sie merken, wie bei mir die Umsetzung klappt.

Herzliche Grüße,

Julia Hayn