Wie weiß ich, wie lange ich für meine Aufgaben brauche? Die Gedächtnistrainerin

Wie passend – den Beitrag zum Thema „Zeitmanagement“ habe ich nicht rechtzeitig fertiggemacht… Da schlug das real existierende Leben dann doch mal zu.

Trotzdem bin ich mit meinem kreativen Zeitmanagement sehr zufrieden – denn ich lasse mich nicht mehr von meinen Terminen jagen und wenn der Blogartikel ausnahmsweise am Donnerstag erscheint, dann ist das erlaubt. Wie gesagt: ausnahmsweise.

Quelle: managerSeminare

Ich werde immer wieder gefragt: „Wie kann ich denn bei meiner Grobplanung abschätzen, wie lange etwas dauert?“

Klar, denn nur wenn ich eine ungefähre Ahnung habe, wie lange ich für meine Termine brauche, kann ich auch planen. Das gilt für die „logischen Ordner“ genauso wie für die „kreativen Chaoten“. Es gibt auch hier nicht „die“ Lösung, aber hier sind einige Ansatzpunkte, wie Sie lernen können, Ihre Zeiten einigermaßen einzuschätzen bzw. im Griff zu haben:

Telefontermine: Machen Sie nicht nur den Anfangs, sondern auch den Endpunkt aus! Klären Sie vorab, wie lange Ihr Gespräch dauern wird. Wichtig: Danach nochmal die gleiche Zeit zur Nachbereitung blocken.

Meetings: Fangen Sie pünktlich an, haben Sie eine klare Agenda und hören Sie pünktlich auf. Ggf. vertagen Sie Punkte, die Sie nicht fertig besprechen konnten.

Termine außer Haus: Hier gilt das gleiche – Anfang UND Ende festlegen. Darüber freuen sich auch Ihre Kunden. Für danach Nachbereitungszeit einplanen, to dos gleich erledigen. Planen Sie, 10 Minuten vor der Zeit da zu sein. Das macht Sie entspannter und ermöglicht Ihnen, sich mental auf Ihren Termin einzustimmen.

Termine mit sich: Egal, ob Sie als logischer Ordner schon am Anfang der Woche planen, welches Thema Sie wann an Ihrem Schreibtisch beackern wollen oder ob Sie als kreativer Chaot erst spontan entscheiden, was heute dran ist: Orientieren Sie sich an ähnlichen Aufgaben.

  • Wie lange habe ich für die Konzeption eines ähnlichen Konzeptes gebraucht?
  • Wie lange dauert bei mir normalerweise die Vorbereitung eines wichtigen Gesprächs?
  • Brauche ich Informationen, die ich erst noch sorgfältig recherchieren muss? (Das dauert…)
  • Brauche ich Infos vom Kollegen, der dann gerne ein Schwätzchen hält? Vielleicht ist das Schwätzchen eine willkommene Pause für Sie, planen Sie es jedenfalls mit ein.

Damit ich bei Aufgaben, die ich selbst konzentriert am Schreibtisch erledige, meine volle Konzentration der Aufgabe widmen kann, arbeite ich mit dem Timer an meinem Handy. Empfehlenswert ist, dass Sie den Timer/Wecker so stellen, dass er eine viertel oder halbe Stunde vor dem Ende Ihres Selbst-Termins klingelt und Sie Zeit haben, Ihren Gedanken zu Ende zu denken, Ihre Sachen zu ordnen und aufzuräumen. Und dann ist aber auch gut. Hören Sie auf.

Denken Sie an Vilfredo Pareto, den italienischen Ökonom mit seiner 80-20 Regel: 80% des Ergebnisses erreichen wir in 20% der Zeit. Und 80% als Ergebnis sind mehr als ausreichend in den meisten Fällen (okay – bei einem Herzchirurgen, würde ich mir wünschen, dass er zu 100% perfekt arbeitet…genauso wie mein Steuerberater). Wir verlieren superviel Zeit mit dem Perfektionieren von Präsentationen, schriftlichen Unterlagen oder noch mit der letzten Super-Idee für eine Veranstaltung. Wenn sie viel Zeit übrig haben, versuchen Sie sich an den 100%. Aber für alle, deren Zeit normalerweise nicht ausreicht: 80% Perfektion reichen, um Ihren Kunden glücklich zu machen, Ihren Chef zufriedenzustellen und Ihre Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen.

Quelle: managerSeminare

Vielleicht haben Sie auch schon festgestellt, dass sich Arbeit wie Gas ausdehnt oder auch komprimieren lässt: Cordula Nussbaum ist auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson (1909–1993) gestoßen. Er brachte die Sache in seinem „1.  Parkinson’schen Gesetz“, auch bekannt als Gas-Effekt, humorvoll auf den Punkt: »Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.« Denken Sie vor allem an die Komprimierungsmöglichkeiten von Zeit. Schließlich bekommen Sie alles immer irgendwie fertig – das schaffen Sie auch, indem Sie nicht auf die letzte Minute vertrauen. Denn die hat offensichtlich auch Mark Twain öfter gebraucht, denn von ihm ist folgendes Zitat überliefert: „Gäbe es die letzte Minute nicht, würde niemals etwas fertig.“